Datenraum für Prüfer: Belege für interne und externe Revision anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren
Der Prüfer-Datenraum ist eine strukturierte Dokumentensammlung, die für interne oder externe Revisoren bereitgestellt wird und nach IDW PS 720 sowie den International Standards on Auditing (ISA) den Zugriff auf prüfungsrelevante Belege, Verträge und Auswertungen ermöglicht; die Aufbewahrungspflicht für prüfungsrelevante Unterlagen beträgt gemäß § 147 AO 10 Jahre. anonym.legal pseudonymisiert nicht prüfungsrelevante Personendaten in den bereitgestellten Dokumenten, damit Prüfer Stichproben durchführen können, ohne alle Identitäten dem gesamten Prüferkreis offenzulegen.
When this applies
Sie richten einen Datenraum für die interne Revision oder eine externe Prüfung ein und stellen Belege, Verträge, Berechtigungslisten und Auswertungen für den Prüferzugriff bereit. In dieser Phase werden die angeforderten Unterlagen zusammengetragen, in den Datenraum geladen und für mehrere Prüfer mit unterschiedlichem Berechtigungsumfang freigegeben. Nach IDW PS 720 sind Prüfungsstandards zur ordnungsmäßigen Archivierung einzuhalten; die Aufbewahrungspflicht beträgt gemäß § 147 AO 10 Jahre für Buchungsbelege und 6 Jahre für Handelsbriefe. Gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit für alle verarbeiteten Daten; Verstöße können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Konzernjahresumsatzes geahndet werden. Weil ein breit zugänglicher Datenraum Namen, Anschriften, Kontaktdaten und Bankverbindungen vieler Beteiligter sichtbar macht, von denen nur ein Teil für die jeweilige Prüfung erforderlich ist, entsteht hier der Bedarf, die nicht erforderlichen Personendaten zu pseudonymisieren. So können Prüfer Stichproben ziehen und Kontrollen nachvollziehen, ohne dass Identitäten unbeteiligter Personen über den gesamten Prüferkreis gestreut werden.
How anonym.legal handles it
- Die für den Datenraum vorgesehenen Belege, Verträge und Auswertungen werden im Originalformat in anonym.legal eingelesen, ohne den Dokumentaufbau zu verändern.
- Die Engine durchsucht die Dokumente und erkennt Namen, Anschriften, Kontaktdaten und Bankverbindungen ohne Prüfungsbezug aus über 267 unterstützten Entitätstypen.
- Diese Personendaten werden konsistent pseudonymisiert, sodass dieselbe Person über alle Dokumente des Datenraums hinweg eindeutig zugeordnet bleibt.
- Prüfungsrelevante Inhalte — Beträge, Kontrollnachweise, Prozessbeschreibungen und Datumsangaben ohne Personenbezug — bleiben im Klartext erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Der anonymisierte Datenraum wird für die Prüfer freigegeben; verlangt ein Prüfschritt den Klardatenbezug, re-identifizieren Berechtigte die betroffenen Stellen gezielt mit dem Schlüssel.
What you provide
- Für den Datenraum angeforderte Belege, Verträge und Auswertungen
- Prüfungsumfang und Liste der für die Prüfung erforderlichen Personen
- Übersicht der nicht erforderlichen, zu schützenden Beteiligten
Limitations & cautions
- anonym.legal bewertet keine Prüfungsfeststellungen und ersetzt keine Revisions- oder Rechtsberatung nach § 322 HGB (Bestätigungsvermerk); die Software bereitet ausschließlich die Daten auf.
- Die Vollständigkeit der bereitgestellten Unterlagen und die Steuerung der Datenraum-Berechtigungen — auch im Hinblick auf § 320 HGB (Auskunfts- und Vorlagerechte des Prüfers) — liegen in Ihrer Verantwortung.
- Die Re-Identifikation einzelner Stellen setzt die sichere Verwahrung des zugehörigen Schlüssels und die entsprechende Berechtigung voraus.
- Verstöße gegen DSGVO-Pflichten bei der Verarbeitung personenbezogener Prüfungsdaten können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahresumsatzes geahndet werden.
FAQ
Können mehrere Prüfer denselben Datenraum gemeinsam nutzen?
Ja, der anonymisierte Datenraum lässt sich für mehrere Prüfer freigeben, ohne dass alle Identitäten dem gesamten Kreis offenliegen. Nicht erforderliche Personendaten sind pseudonymisiert, prüfungsrelevante Inhalte bleiben im Klartext. Den Klardatenbezug stellen Berechtigte bei Bedarf gezielt wieder her.
Bleiben Kontrollnachweise und Beträge für die Prüfung erhalten?
Ja, Beträge, Kontrollnachweise, Prozessbeschreibungen und Datumsangaben ohne Personenbezug bleiben vollständig sichtbar. Nur nicht erforderliche Personendaten werden pseudonymisiert. So können Prüfer Stichproben ziehen und Kontrollen nachvollziehen.
Wie wird Konsistenz über viele Dokumente im Datenraum gesichert?
Dieselbe Person wird über alle Dokumente des Datenraums hinweg konsistent pseudonymisiert, sodass Bezüge zwischen Belegen erhalten bleiben. Das ermöglicht eine durchgängige Prüfungsspur trotz Pseudonymisierung. Einzelne Stellen lassen sich bei berechtigtem Bedarf re-identifizieren.