Reisekostenabrechnung prüfen: Spesendaten anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren
Die Reisekostenabrechnung nach § 9 EStG ist eine steuerlich relevante Aufstellung abzugsfähiger Werbungskosten, bei der Verpflegungspauschalen von 14 € pro Tag (ab 8 Stunden Abwesenheit) bzw. 28 € bei 24 Stunden sowie eine Kilometerpauschale von 0,30 € je km für Fahrten mit dem privaten Pkw angesetzt werden können. anonym.legal pseudonymisiert personenbezogene Daten in Reisekostenabrechnungen, damit Spesenabrechnungen geprüft, ausgewertet oder mit Dienstleistern abgestimmt werden können, ohne die Identität der Reisenden offenzulegen.
When this applies
Sie prüfen Reisekostenabrechnungen, werten Spesen für ein Reporting aus oder geben Abrechnungen zur Erfassung an einen externen Dienstleister weiter. Reisekostenabrechnungen verbinden den Namen des Beschäftigten mit Reisezielen, Reisedaten, eingereichten Belegen, der Bankverbindung für die Erstattung und teils mitgeführten Begleitpersonen. Gemäß § 9 EStG gelten steuerfreie Verpflegungspauschalen von 14 € pro Tag bei Abwesenheit ab 8 Stunden und 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit; laut Bundesfinanzministerium 2024 wurde die Kilometerpauschale auf 0,30 € je km festgesetzt. Über Ziele und Zeiträume lassen sie ein Bewegungsprofil erkennen, das nicht für jede Prüfung oder Auswertung erforderlich ist. Für die Plausibilitätskontrolle, die Auswertung von Reisekosten je Kostenstelle oder die Abstimmung mit dem Dienstleister genügt die anonymisierte Struktur, während Beträge, Pauschalen und Belegdaten lesbar bleiben müssen.
How anonym.legal handles it
- Reisekostenabrechnungen, Belege und Spesenexporte werden im Originalformat in anonym.legal hochgeladen, ohne das Belegbild zu verändern.
- Die Engine durchsucht den Bestand und erkennt Name, Anschrift, Bankverbindung und reisebezogene Personendaten aus über 267 unterstützten Entitätstypen.
- Jeder Reisende wird konsistent pseudonymisiert, sodass derselbe Beschäftigte über alle Abrechnungen und Belege hinweg eindeutig zugeordnet bleibt.
- Abrechnungsrelevante Angaben — Beträge, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, Kilometergeld und Belegdaten ohne Personenbezug — bleiben im Klartext erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klardaten wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Fällt bei der Prüfung eine Abrechnung auf, lässt sich der betroffene Beschäftigte gezielt über den Schlüssel re-identifizieren, ohne sämtliche Reisedaten offenzulegen.
What you provide
- Reisekostenabrechnungen und zugehörige Belege
- Spesenexport oder Auswertung des Zeitraums
- Angaben zu den zu schützenden Beschäftigten
Limitations & cautions
- anonym.legal bewertet keine reisekostenrechtlichen oder steuerlichen Fragen und prüft nicht die Erstattungsfähigkeit einzelner Positionen; die Software bereitet ausschließlich die Daten auf.
- Die korrekte Berechnung von Pauschalen und die fristgerechte Erstattung bleiben in Ihrer Verantwortung; Buchungsbelege sind nach § 147 AO 10 Jahre aufzubewahren.
- Die Re-Identifizierung einzelner Beschäftigter setzt voraus, dass der Schlüssel in Ihrer Verwahrung bleibt.
- Verstöße gegen DSGVO-Pflichten bei der Verarbeitung von Beschäftigtendaten in der Entgeltabrechnung können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahresumsatzes geahndet werden.
FAQ
Bleiben Beträge und Pauschalen für die Prüfung erhalten?
Ja, Beträge, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, Kilometergeld und Belegdaten ohne Personenbezug bleiben im Klartext sichtbar. Nur personenbezogene Daten wie Name und Bankverbindung werden pseudonymisiert. So bleibt die Abrechnung für die Kontrolle auswertbar.
Wird das Bewegungsprofil der Reisenden geschützt?
Durch die Pseudonymisierung lassen sich Reiseziele und Zeiträume nicht mehr unmittelbar einer namentlich genannten Person zuordnen. Die Reisedaten bleiben für die Auswertung lesbar, sind aber von der Identität entkoppelt. Zusätzliche sensible Felder können Sie manuell als schützenswert markieren.
Kann ich gescannte Belege als Bilddateien verarbeiten?
Ja, anonym.legal verarbeitet eingescannte Belege und erkennt die darin enthaltenen Personendaten. Das Belegbild bleibt erhalten, lediglich die PII werden ersetzt. Nicht automatisch erkannte Angaben können Sie zusätzlich manuell als schützenswert markieren.
Welche Verpflegungspauschalen gelten für die Reisekostenabrechnung?
Gemäß § 9 EStG gelten steuerfreie Verpflegungspauschalen von 14 € pro Tag bei mindestens 8 Stunden Abwesenheit und 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit. Laut Bundesfinanzministerium 2024 beträgt die Kilometerpauschale für Fahrten mit dem eigenen Pkw 0,30 € je km. anonym.legal pseudonymisiert die Reisenamen und schützt das Bewegungsprofil, während Pauschalen und Beträge lesbar bleiben.