DSGVO-Auskunft zur Personalakte Art. 15: Drittdaten anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren (Art. 15 DSGVO)
Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO ist ein datenschutzrechtlicher Individualanspruch, der betroffenen Beschäftigten eine unentgeltliche Kopie ihrer in der Personalakte verarbeiteten Daten sichert; der Verantwortliche muss gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO innerhalb von 30 Tagen antworten, verlängerbar um weitere 2 Monate. anonym.legal pseudonymisiert Drittdaten in der Auskunftskopie, damit Auskunftsersuchen fristgerecht erfüllt werden können.
When this applies
Ein Beschäftigter stellt ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO und verlangt eine Kopie der über ihn verarbeiteten personenbezogenen Daten aus der Personalakte. Die 30-Tage-Frist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO läuft ab Eingang des Ersuchens; bei Verletzung drohen Bußgelder nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahresumsatzes. Da die Akte zugleich Beurteiler, Vorgesetzte, Kollegen und Hinweisgeber benennt, darf die Kopie nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO die Rechte dieser Dritten nicht beeinträchtigen. Es entsteht der Bedarf, die Drittdaten zu schützen, während die eigenen Daten der betroffenen Person als Auskunftsgegenstand im Klartext bleiben.
How anonym.legal handles it
- Die für die Auskunftskopie relevanten Aktenbestandteile werden im Originalformat in anonym.legal hochgeladen.
- Die Engine durchsucht den Inhalt gegen über 267 Entitätstypen und trennt die Daten der auskunftsberechtigten Person von denen Dritter.
- Die Daten unbeteiligter Dritter — Beurteiler, Kollegen, Hinweisgeber — werden konsistent pseudonymisiert, sodass dieselbe Person dokumentübergreifend dasselbe Pseudonym erhält.
- Die eigenen Daten der betroffenen Person bleiben als Auskunftsgegenstand vollständig im Klartext erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz hinterlegt.
- Die geschützte Auskunftskopie wird zur Herausgabe an die betroffene Person exportiert; einzelne Dritte lassen sich bei berechtigtem Bedarf über den Schlüssel re-identifizieren.
What you provide
- Aktenbestandteile, die in die Auskunftskopie eingehen
- Angabe der auskunftsberechtigten betroffenen Person
- Liste der Dritten, deren Daten nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO zu schützen sind
Limitations & cautions
- Welche Daten vom Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO erfasst sind und welche Drittdaten nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO zurückzuhalten sind, bewertet anonym.legal nicht; die Software bereitet die Auskunftskopie technisch auf.
- Ob besondere Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO — z. B. Gesundheits- oder Religionsdaten — in die Kopie aufzunehmen sind, bleibt Ihre rechtliche Beurteilung; die Pseudonymisierung ersetzt keine Anonymisierung.
- Die 30-Tage-Antwortfrist (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) überwacht anonym.legal nicht; die Re-Identifikation einzelner Dritter setzt zudem die sichere Verwahrung des zugehörigen Schlüssels voraus.
- Verstöße gegen DSGVO-Pflichten bei der Verarbeitung von Personalaktendaten können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahrsumsatzes geahndet werden.
FAQ
Worin unterscheidet sich die Auskunft vom Einsichtsrecht?
Das Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG gewährt Einblick in die Akte vor Ort, während Art. 15 DSGVO einen Anspruch auf eine Kopie der eigenen Daten begründet. In beiden Fällen pseudonymisiert anonym.legal die Daten Dritter, damit deren Rechte gewahrt bleiben. Die rechtliche Reichweite des jeweiligen Anspruchs bewertet die Software nicht.
Wie werden die Rechte Dritter in der Kopie gewahrt?
Namen und Daten unbeteiligter Dritter werden als PII erkannt und konsistent pseudonymisiert, sodass die Auskunftskopie nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO niemanden offenlegt. Dieselbe Drittperson erhält dokumentübergreifend dasselbe Pseudonym. So bleibt nachvollziehbar, dass es sich jeweils um dieselbe Person handelt, ohne sie zu benennen.
Kann ich die anonymisierte Auskunftskopie direkt herausgeben?
Ja, die geschützte Fassung lässt sich als Auskunftskopie an die betroffene Person herausgeben, ohne die Daten Dritter offenzulegen. Die Verarbeitung erfolgt mit EU-Datenresidenz und ist auf DSGVO-Konformität ausgelegt. Bei berechtigtem Bedarf re-identifizieren Sie einzelne Dritte über den Schlüssel.
Welche Frist gilt für die Beantwortung eines Auskunftsersuchens nach Art. 15 DSGVO?
Gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO muss der Verantwortliche innerhalb von 30 Tagen antworten; bei komplexen oder zahlreichen Ersuchen kann die Frist um weitere 2 Monate verlängert werden. Die Auskunft ist unentgeltlich zu erteilen. Laut BfDI zählten Auskunftsverletzungen 2023 zu den häufigsten Beschwerdegründen — Bußgelder nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO können mehrere 100.000 € erreichen.