Ausbildungszeugnis § 16 BBiG anonymisieren: Auszubildendendaten schützen – DSGVO-konform anonymisieren (§ 16 BBiG)
Das Ausbildungszeugnis nach § 16 BBiG ist ein gesetzlicher Anspruch des Auszubildenden bei Beendigung der Berufsausbildung auf eine schriftliche Dokumentation von Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie der erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse. Gemäß BDSG-neu 2018 und DSGVO 2018 sind darin enthaltene Personendaten des Auszubildenden nach § 26 BDSG besonders zu schützen. anonym.legal pseudonymisiert diese Daten, damit Zeugnisse als Formulierungsmuster genutzt werden können.
When this applies
Sie nutzen Ausbildungszeugnisse als Formulierungsmuster oder für die Schulung von Ausbildern. Das Zeugnis nach § 16 BBiG beschreibt Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie die erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse, beim qualifizierten Zeugnis ergänzt um eine Bewertung von Leistung, Führung und besonderen fachlichen Fähigkeiten. Es nennt den Auszubildenden namentlich und verbindet ihn mit Ausbildungsberuf, Ausbildungszeitraum und Beurteilung. Laut § 16 BBiG besteht der Anspruch bei jeder Form der Beendigung des Ausbildungsverhältnisses. Eine pseudonymisierte Fassung erlaubt die Wiederverwendung der Textbausteine in der Ausbildung künftiger Ausbilder.
How anonym.legal handles it
- Das Ausbildungszeugnis wird als Dokument in anonym.legal hochgeladen, ohne den Aufbau zu verändern.
- Die Erkennung prüft den Text gegen über 267 Entitätstypen und markiert Name, Geburtsdatum sowie Angaben zum Ausbildungszeitraum.
- Der Auszubildende wird durchgehend durch dasselbe Pseudonym ersetzt, sodass alle Bezüge im Zeugnis stimmig bleiben.
- Beschreibungen von Ausbildungsinhalten, Fertigkeiten und Bewertungssprache bleiben als Vorlagentext im Klartext erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klardaten wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz gespeichert.
- Die anonymisierte Fassung wird als Muster oder Schulungsmaterial exportiert; der Originalbezug bleibt über den Schlüssel rekonstruierbar.
What you provide
- Erstelltes Ausbildungszeugnis
- Angaben zu personenbezogenen Daten des Auszubildenden
- Festlegung der zu erhaltenden Bewertungs- und Inhaltspassagen
Limitations & cautions
- Ob ein einfaches oder qualifiziertes Ausbildungszeugnis geschuldet ist und wie es zu formulieren ist, bewertet anonym.legal nicht.
- Die Software bereitet das Zeugnis als Muster auf und ersetzt keine inhaltliche Prüfung der Beurteilung.
- Eine spätere Zuordnung zum konkreten Auszubildenden gelingt nur, solange der Schlüssel in Ihrer Verwahrung bleibt.
- Verstöße gegen DSGVO-Pflichten bei der Verarbeitung von Zeugnis- und Beschäftigtendaten können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahresumsatzes geahndet werden.
FAQ
Bleiben die Ausbildungsinhalte nach der Anonymisierung erhalten?
Ja, Beschreibungen von Ausbildungsinhalten, Fertigkeiten und Kenntnissen bleiben als Vorlagentext im Klartext erhalten. Nur personenbezogene Daten des Auszubildenden werden pseudonymisiert. So bleibt das Zeugnis als Formulierungsmuster vollständig nutzbar.
Eignet sich das Ausbildungszeugnis als Schulungsmaterial für Ausbilder?
Ja, die anonymisierte Fassung lässt sich datenschutzkonform für die Schulung von Ausbildern nutzen. Gemäß § 26 BDSG und DSGVO 2018 sind Beschäftigtendaten besonders schutzbedürftig; die Pseudonymisierung erfüllt diese Anforderung, sodass Bewertungssprache in Übungen offen besprochen werden kann.
Werden Geburtsdatum und Ausbildungszeitraum als Personendaten erkannt?
Ja, Geburtsdatum und personenbezogene Datumsangaben gehören zu den über 267 Entitätstypen und werden als schützenswert erkannt. Sie lassen sich pseudonymisieren, ohne den Aufbau des Zeugnisses zu verändern. Zusätzliche Angaben können Sie manuell als schützenswert markieren.
Welche Zeugnisarten sieht § 16 BBiG vor und was unterscheidet sie inhaltlich?
Gemäß § 16 BBiG hat der Auszubildende Anspruch auf ein einfaches Zeugnis mit Angaben zu Art, Dauer und Ziel der Ausbildung; auf Verlangen ist laut Gesetz ein qualifiziertes Zeugnis auszustellen, das zusätzlich Leistung, Verhalten und besondere fachliche Fähigkeiten bewertet. anonym.legal pseudonymisiert die Personendaten in beiden Varianten, ohne die Bewertungssprache zu verändern.