Einfaches Arbeitszeugnis § 109 GewO anonymisieren: nur Art und Dauer – DSGVO-konform anonymisieren (§ 109 GewO)
Das einfache Arbeitszeugnis nach § 109 Abs. 1 GewO ist ein gesetzlicher Anspruch des Beschäftigten, der sich auf die Bestätigung von Art und Dauer der Tätigkeit beschränkt, ohne eine Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung zu enthalten. Gemäß § 26 BDSG und DSGVO 2018 unterliegen darin enthaltene Beschäftigtendaten dem Datenschutz. anonym.legal pseudonymisiert Name, Eintritts- und Austrittsdatum, damit das Zeugnis als datenschutzkonforme Mustervorlage genutzt werden kann.
When this applies
Sie nutzen einfache Arbeitszeugnisse als Bescheinigungsvorlage oder für die Standardisierung schlichter Zeugnisse. Anders als das qualifizierte Zeugnis nennt das einfache Zeugnis nach § 109 Abs. 1 GewO ausschließlich Art und Dauer der Tätigkeit, ohne Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Es verbindet dennoch Name, Beschäftigungsdaten und die ausgeübte Position miteinander. Laut BAG-Rechtsprechung kann der Zeugnisanspruch gemäß § 195 BGB binnen 3 Jahren verjähren, was für die Musterarchivierung relevant ist. Eine pseudonymisierte Fassung erlaubt die Wiederverwendung der Vorlage, ohne den Beschäftigten offenzulegen.
How anonym.legal handles it
- Das einfache Arbeitszeugnis wird als Dokument in anonym.legal hochgeladen, ohne das Layout zu verändern.
- Die Erkennung prüft den Text gegen über 267 Entitätstypen und markiert Name, Eintritts- und Austrittsdatum sowie personenbezogene Angaben.
- Der Beschäftigte wird durchgehend durch dasselbe Pseudonym ersetzt, sodass alle Bezüge im Zeugnis stimmig bleiben.
- Die Beschreibung von Art und Dauer der Tätigkeit sowie die Standardformulierungen bleiben als Vorlagentext im Klartext erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klardaten wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz gespeichert.
- Die anonymisierte Fassung wird als Bescheinigungsvorlage exportiert; der Originalbezug bleibt über den Schlüssel rekonstruierbar.
What you provide
- Erstelltes einfaches Arbeitszeugnis
- Angaben zu personenbezogenen Daten
- Festlegung der zu schützenden Datumsangaben
Limitations & cautions
- Ob ein einfaches statt eines qualifizierten Zeugnisses geschuldet ist, bewertet anonym.legal nicht; das bleibt eine arbeitsrechtliche Frage.
- Die Software bereitet das Zeugnis als Muster auf und prüft weder Vollständigkeit noch Formulierung.
- Eine spätere Zuordnung zum konkreten Beschäftigten gelingt nur, solange der Schlüssel in Ihrer Verwahrung bleibt.
- Verstöße gegen DSGVO-Pflichten bei der Verarbeitung von Zeugnis- und Beschäftigtendaten können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahresumsatzes geahndet werden.
FAQ
Worin unterscheidet sich das einfache vom qualifizierten Zeugnis nach § 109 GewO?
Das einfache Zeugnis nach § 109 Abs. 1 GewO nennt nur Art und Dauer der Tätigkeit, das qualifizierte zusätzlich eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Gemäß BAG 9 AZR 386/10 (2011) gilt die Note befriedigend als Mittelnote beim qualifizierten Zeugnis; laut dieser Entscheidung tragen Arbeitnehmer die Beweislast für eine bessere Note. anonym.legal pseudonymisiert in beiden Fällen die Personendaten.
Bleiben Art und Dauer der Tätigkeit im Klartext erhalten?
Ja, die Beschreibung von Position, Eintritt und Austritt bleibt als Vorlagentext lesbar, soweit sie nicht selbst personenbezogen ist. Nur Name und schützenswerte Datumsangaben werden pseudonymisiert. So bleibt der Aufbau des Zeugnisses als Muster nutzbar.
Kann ich daraus eine einheitliche Bescheinigungsvorlage bauen?
Ja, aus der anonymisierten Fassung lässt sich eine Standardvorlage für einfache Zeugnisse ableiten. Da kein Personenbezug mehr besteht, kann die Vorlage im Team geteilt und wiederverwendet werden. Die Mapping-Tabelle wird verschlüsselt mit EU-Datenresidenz gespeichert.