Bewerberdaten löschen nach Absage: Restbestand anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren (Art. 17 DSGVO)
Das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO ist ein individuelles Betroffenenrecht, das Verantwortliche verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sobald der Verarbeitungszweck entfallen ist; bei Bewerberdaten nach einer Absage gilt gemäß § 15 Abs. 4 AGG eine Geltendmachungsfrist von 2 Monaten, nach deren Ablauf regelmäßig keine Rechtsgrundlage für die weitere personenbezogene Speicherung besteht. anonym.legal pseudonymisiert die zur Auswertung benötigten Restbestände, damit Bewerbungsunterlagen von der Identität entkoppelt werden können.
When this applies
Sie setzen einen Löschlauf für abgelehnte Bewerbungen um, sobald der Aufbewahrungszweck endet. Nach einer Absage wird die Frist zur Geltendmachung von AGG-Ansprüchen nach § 15 Abs. 4 AGG als Aufbewahrungsbegründung herangezogen; läuft sie ab, fehlt für die personenbezogene Speicherung in der Regel die Grundlage, sodass aus Art. 17 DSGVO ein Löschanspruch erwächst. Laut BAG ist eine Aufbewahrungsdauer von 6 Monaten nach Absage vertretbar; gemäß DSGVO, die seit 2018 gilt, müssen Löschfristen in einem Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert sein. Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe und Korrespondenz nennen Namen, Kontaktdaten und teils geschützte Merkmale, die nach Fristablauf zu entfernen sind.
How anonym.legal handles it
- Die zu löschenden Bewerbungsunterlagen und der Vorgangsexport werden im Originalformat in anonym.legal hochgeladen.
- Die Erkennung prüft den Inhalt gegen über 267 Entitätstypen und markiert Namen, Kontaktdaten, Anschriften und Hinweise auf geschützte Merkmale.
- Jeder Bewerber wird über alle Dokumente des Vorgangs hinweg konsistent durch dasselbe Pseudonym ersetzt.
- Nicht personenbezogene Angaben — Stelle, Eingangsdatum, Auswahlstufe und sachlicher Absagegrund — bleiben im Klartext für Statistik und Prozessdokumentation erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarnamen wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Zur endgültigen Löschung wird der zugehörige Schlüsseleintrag entfernt, sodass kein Personenbezug mehr herstellbar ist und nur die anonyme Auswertungsfassung verbleibt.
What you provide
- Bewerbungsunterlagen und Korrespondenz des abgelehnten Bewerbers
- Vorgangsexport mit Stellenbezug und Auswahlstufen
- Angabe des Fristablaufs und des Löschdatums
Limitations & cautions
- Ob und ab wann eine Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO besteht und welche Aufbewahrungsfrist (typisch 6 Monate nach Absage) gilt, bewertet anonym.legal nicht; das bleibt eine rechtliche Einschätzung.
- Die Software bereitet die Daten auf und löst Löschvorgänge nicht selbst in Ihren Fachsystemen aus; Verstöße gegen Art. 17 DSGVO können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.
- Eine endgültige Löschung des Personenbezugs setzt voraus, dass der zugehörige Schlüsseleintrag entfernt wird; ohne ihn ist keine Re-Identifikation mehr möglich.
- Verstöße gegen DSGVO-Pflichten bei der Verarbeitung von Bewerberdaten können nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit Bußgeldern bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Konzernjahresumsatzes geahndet werden.
FAQ
Bleiben Statistikdaten nach der Löschung der Identität erhalten?
Ja, nicht personenbezogene Angaben wie Stelle, Eingangsdatum, Auswahlstufe und Absagegrund bleiben im Klartext erhalten. Nur identifizierende Daten werden pseudonymisiert und mit der Löschung des Schlüssels entkoppelt. So bleiben Auswertungen möglich, ohne den Personenbezug zu behalten.
Wie wird der Personenbezug endgültig entfernt?
Der Personenbezug wird endgültig entfernt, indem der zugehörige Schlüsseleintrag in der verschlüsselten Mapping-Tabelle gelöscht wird. Danach lässt sich kein Pseudonym mehr einer realen Person zuordnen. Es verbleibt nur die anonyme Auswertungsfassung ohne Re-Identifikationsmöglichkeit.
Welche Frist gilt für die Löschung von Bewerberdaten nach der Absage?
Gemäß § 15 Abs. 4 AGG beträgt die Frist zur Geltendmachung von Entschädigungsansprüchen 2 Monate nach Zugang der Absage. Laut BAG gilt eine Aufbewahrung von 6 Monaten nach der Absage als vertretbar. Nach Ablauf dieser Frist entfällt in der Regel die Rechtsgrundlage; gemäß Art. 17 DSGVO ist dann unverzüglich zu löschen.
Entscheidet die Software über die richtige Aufbewahrungsfrist?
Nein, anonym.legal entscheidet nicht über Aufbewahrungs- oder Löschfristen und bewertet die Rechtslage nach Art. 17 DSGVO nicht. Die Software bereitet ausschließlich die Daten auf. Die Festlegung der Frist und der Löschpflicht bleibt Ihre Aufgabe.