Applicant Management
Applicant management covers the data-protection-compliant handling of applicant data after the selection process — in particular AGG-compliant retention, timely deletion under § 26 BDSG read with Art. 17 GDPR, and handling data-subject rights of rejected applicants. Applicant management documents selection decisions, rejections, and talent pools containing applicant personal data. anonym.legal pseudonymizes that data with GDPR and AGG in mind so decisions can be documented to audit standards and pools can be analyzed without retaining applicant identities beyond what the purpose requires.
By the numbers
Bewerberdaten abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber sind nach Auslegung der Datenschutzaufsicht spätestens sechs Monate nach Zugang der Absage zu löschen, da AGG-Entschädigungsansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden müssen und eine angemessene Reaktionsfrist einzurechnen ist; eine frühere Löschung auf Verlangen der betroffenen Person ist vorrangig.
Nach § 15 Abs. 2 AGG ist die Entschädigung für diskriminierende Nichteinstellung auf maximal drei Monatsvergütungen begrenzt; die Geltendmachung muss innerhalb von zwei Monaten nach Zugang des Ablehnungsschreibens schriftlich erfolgen.
§ 15 Abs. 2 und 4 AGG, Gesetze im Internet (Bundesministerium der Justiz)
When this doesn't apply
- anonym.legal prüft nicht, ob die Aufbewahrung oder Löschung von Bewerberdaten AGG- und DSGVO-konform erfolgt, und überwacht keine Löschfristen — die Entscheidung über Aufbewahrungsdauer und Löschzeitpunkt liegt bei Ihnen.
- Die Software unterstützt keine automatisierte Verwaltung von Einwilligungen für Talentpools; die datenschutzrechtliche Grundlage für eine verlängerte Speicherung im Bewerberpool ist separat zu prüfen und zu dokumentieren.
- Für mündliche Absagen oder nicht dokumentierte Auswahlentscheidungen kann die Pseudonymisierungsfunktion nicht greifen — sie setzt schriftliche oder digitale Unterlagen voraus.
Tasks
Absageschreiben dokumentieren: Bewerberdaten anonymisieren
Talentpool pflegen: Bewerberdaten anonymisieren
Bewerberdaten löschen nach Absage: Restbestand anonymisieren
Art. 17 DSGVOAGG-Entschädigungsverlangen bearbeiten: Bewerberdaten anonymisieren
§ 15 AGGTalentpool-Einwilligung dokumentieren: Bewerberdaten anonymisieren
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVOBewerberauskunft erteilen: Daten Dritter anonymisieren
Art. 15 DSGVO